Was ist eine Wedding Day Managerin ?
Eine Wedding Day Managerin begleitet eure Hochzeit und ist für alle organisatorischen Aufgaben verantwortlich. Sie sorgt für einen reibungslosen Tagesablauf, hält Rücksprachen mit Dienstleistern, steht als Ansprechpartner für Gäste zur Verfügung und übernimmt auch den Aufbau der Sachen, die sonst keiner macht. Durch eine Wedding Day Managerin habt ihr als Brautpaar die Sicherheit, dass jemand professionelles mit Erfahrung alle Aufgaben im Hintergrund erledigt und für alle Probleme eine Lösung findet, ohne euch an eurem wichtigsten Tag zu stören. Nicht nur ihr fühlt euch mit einer Wedding Day Managerin wohler, sondern auch eure Dienstleister und alle Gäste.
Da ich diesen Teil der Hochzeitsplanung so wichtig finde, biete ich den Wedding Day Manager als separates Paket an. Perfekt für Brautpaare, die ihre Hochzeit selbst planen, aber am Hochzeitstag sich fallen lassen möchten. Das Honara und die Dauer der Leistung sind von Hochzeitsplaner zu Hochzeitsplaner unterschiedlich. Bei mir habt ihr keine zeitliche Einschränkung, da jede Hochzeit individuell ist und dementsprechend auch die Aufgaben. Heißt, ich bin morgens die erste in der Location und verlasse die Hochzeit erst, wenn die Party am laufen ist und kein weiteres Programm geplant ist.
Warum ist eine Wedding Day Managerin ein Must-have ?
Sicherheit:
Das Brautpaar kann sich sicher sein, dass alle Aufgaben und Probleme professionell gelöst werden. So kann sich das Brautpaar zurücklehnen und ihre Hochzeit mit einem freien Kopf genießen.
Entlastung:
Durch eine Wedding Day Managerin können eure Gäste auch wirklich nur Gäste sein. Eure Trauzeugen müssen sich nicht verpflichtet fühlen alle Aufgaben zu übernehmen und können bei allen schönen Momenten auf der Hochzeit an eurer Seite stehen.
Koordination:
2 Monate vor der Hochzeit wird ein professioneller Tagesplan erstellt und diesen behält die Wedding Day Managerin im Blick. Vor der Hochzeit ist es wichtig, nochmal alle Dienstleister zu kontaktieren und mit ihnen den Tagesplan und weitere Details zu besprechen. Am Tag selbst sollten die Dienstleister einen Ansprechpartner haben, um sie willkommen zu heißen, einen Platz zu ordnen, Fragen zu beantworten, bei Problemen unterstützen und Verzögerung im Tagesplan durchzugeben.
Umorganisation:
Trotz Tagesplan verläuft der Tag meistens nicht so, wie es geplant war, deswegen ist es umso wichtiger, jemanden zu haben, der vor Ort den Tagesplan spontan umplanen kann. Bei Verzögerung sollte ein anderes Programm vorgezogen werden, damit keine Lücken entstehen und die Gäste sich nicht langweilen oder wundern, warum es nicht weiter geht.
Aufgaben am Hochzeitstag
Vor der Hochzeit
Der Job einer Wedding Day Managerin fängt schon 2-4 Wochen vor der Hochzeit an. Hier wird als erstes mit dem Brautpaar gemeinsam ein professioneller Tagesplan erstellt. Es ist wichtig für die einzelnen Bereiche wie Getting Ready, Trauung, Sektempfang, Dinner & Tortenanschnitt die richtige Dauer einzuplanen. Ihr solltet bewusst Puffer und Pausen für euch einplanen, aber auch darauf achten, dass keine großen Lücken entstehen. Auch zu viel Programm und zu viele Gastbeiträge können für eine schlechte Stimmung sorgen.
Der nächste Schritt sind die gebuchten Dienstleister, denn mit diesen müssen nochmal Rücksprachen getroffen werden. Jeder einzelne Dienstleister sollte kontaktiert werden und mit diesen sollte der Tagesplan besprochen werden und weitere Details zur Dienstleistung.
Am Hochzeitsmorgen
Während das Brautpaar beim Getting Ready ist, trefft die Wedding Day Managerin letzte Besorgungen, wie zum Beispiel den Brautstrauß abholen. Die Location sorgt dafür, dass der Festsaal mit Tischen, Stühlen und Besteck aufgebaut wird. Es gibt jedoch Dinge, die keiner für euch aufbaut, wie zum Beispiel das Gästebuch, die Fotobox oder die Kinderecke, das erledigt eure Wedding Day Managerin.
Aufgaben die auch keiner für euch übernimmt sind, Torte entgegen nehmen, Sitzplan kontrollieren, bei kurzfristiger Absage diesen Sitz entfernen, Namensschilder und Gastgeschenke verteilen, letzter Check der Dekoration im Festsaal, bei der Trauung und beim Sektempfang.
Ein wichtiger Punkt, der von vielen Brautpaaren unterschätzt wird, ist die standesamtliche und kirchliche Trauung. Da hier die Dekoration von jedem selbst übernommen werden muss. Eure Wedding Day Managerin kann für euch vorher da sein, die Freudentränen verteilen oder die Dekoration schon richten. Da in den meisten Fällen beim Standesamt nach euch schon die nächste Trauung ansteht, muss die Dekoration sofort abgebaut und mitgenommen werden.
Bei der Trauung
Während die Hochzeit für die Gäste erst startet, ist die Wedding Day Managerin schon mitten in ihren Aufgaben. Vor der Trauung ist es wichtig, den Aufbau zu überprüfen, ob dieser auch so ist, wie das Brautpaar es gewünscht hat. Die Traurednerin und der DJ/Band/Sänger möchten wissen, wo sie stehen sollen und überprüfen ihre Technik. Hier sollte ein Ansprechpartner vor Ort sein, falls es Probleme gibt.
Vor dem Einzug der Braut, muss dafür gesorgt werden, dass alle Gäste sitzen, alle Handys weg gepackt sind, die Traurednerin die Rede bereit hat, der Musiker das richtiger Einzugslied bereit hat, die Ringe da sind, der Bräutigam bereit ist und erst dann gibt die Wedding Day Managerin der Braut das GO zum loslaufen.
Während der Hochzeit
Es ist wichtig, während der Hochzeit den Tagesplan im Blick zu behalten, damit nichts vergessen wird. Die wichtigste Aufgabe auf einer Hochzeit ist, der Ansprechpartner für alle Gäste, Dienstleister und für Probleme zu sein. Dienstleister haben immer wieder mal Rückfragen oder möchten Bescheid wissen, wenn sich im Tagesplan etwas verschiebt. Es kommt immer wieder vor, dass sich einige Dinge verzögern, wie zum Beispiel das Essen, um hier keine großen Lücken zu haben, sollte man kurzfristig den Tagesplan umorganisieren um für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen, damit die Gäste gar nicht merken, dass es eine Verzögerung gab.
Es sind die Kleinigkeiten im Hintergrund, die oft vergessen werden, wie zum Beispiel Gastbeiträge & Überraschungen vorbereiten, Papier in der Fotobox auffüllen, Stifte beim Gästebuch auffüllen, Kerzen anzünden oder Gäste zusammentrommeln für Fotos.
Eine Wedding Day Managerin sorgt auch dafür, dass alle Geschenke sicher weggebracht werden, an einen abgesprochenen Ort, damit diese nicht die komplette Hochzeitsfeier unbeaufsichtigt in der Location liegen.
Es gibt Dienstleister, die wünschen eine Bezahlung direkt nach der erbrachten Leistung. Damit ihr als Brautpaar euch nicht um finanzielle Dinge auf eurer Hochzeit kümmern müsst, kann auch das eure Wedding Day Managerin übernehmen.
„Das kann meine Trauzeugin übernehmen !“
Diese Aussage wird sehr oft getroffen, jedoch wissen viele Bräute nicht, warum das ein großer Fehler ist. Natürlich würde eure Trauzeugin euch bei allem unterstützen und alle Aufgaben für euch übernehmen, nur damit ihr an eurer Hochzeit euch zurücklehnen könnt & den Tag in vollen Zügen genießt. Fakt ist, eure Trauzeugin ist keine Expertin und hat keine Erfahrung darin, eine Hochzeit zu begleiten. Einige Aufgaben, wie zum Beispiel das Umorganisieren des Tagesplanes, wegen einer Verzögerung kann ohne Erfahrung zu einer Katastrophe werden und die Stimmung auf eurer Hochzeit ins Negative kippen. Im Endeffekt, wird eure Trauzeugin bei Fragen und Problemen zu euch kommen und eine Entscheidung von euch erwarten.
Ein weiterer Punkt, der oft vergessen und unterschätzt wird, ist die Zeit, die diese Aufgaben in Anspruch nehmen. Die Braut und die Trauzeugin denken, dass kann man doch schnell nebenbei erledigen, aber Tatsache ist, dass die Trauzeugin dadurch sehr viele wichtige Momente während der Hochzeit verpasst, weil sie irgendwelche Aufgaben erledigen muss.
Auch wenn es Trauzeugen ungern geben, aber auch diese sind nach der Hochzeit genervt, weil sie auf der Hochzeit nur am rumrennen waren und Rücksprachen mit Dienstleistern halten mussten. Diese würden gerne, wie jeder andere Gast, die komplette Hochzeit gemeinsam mit euch genießen.
Warum ist eine professionelle Wedding Day Managerin wichtig ?
Der Tagesplan sollte von jemandem mit Erfahrung im Blick behalten werden, denn beim falschen Umplanen einiger Bereiche kann die Stimmung auf der Hochzeit darunter leiden.
Bei diesen Aufgaben ist es wichtig, dass diese im Hintergrund erledigt werden. Diese Person sollte für Gäste kaum sichtbar sein und gleichzeitig immer für Fragen und Probleme zur Verfügung stehen.
Um jedem Gast die Möglichkeit zu geben, auch wirklich nur Gast auf der Hochzeit zu sein, ist es die perfekte Lösung eine Wedding Day Managerin zu buchen. Da ich finde, dass ein Wedding Day Manager ein Must-have auf jeder Hochzeit ist, habe ich ein extra Paket für Brautpaare, die ihre Hochzeit selbst planen, aber auf der Hochzeit sich Sicherheit wünschen und sich komplett zurücklehnen möchten.
Fazit: Es ist kein Problem, wenn ihr eure Hochzeit selbst planen möchtet, aber um eure Hochzeit mit euren Gästen genießen zu können, braucht ihr eine Wedding Day Managerin !!
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