Die wichtigsten Kosten einer Hochzeitslocation in Heidelberg

Welche Kosten kommen bei einer Location auf euch zu ?

Mit einer Location kommen einige Kosten auf euch zu. Aber welche genau ? Es gibt die Basic Kosten, die bei jeder Location anfallen und es gibt Kosten die als Extras zählen, die jedoch fast für jede Hochzeit benötigt werden. Deswegen ist es für eure Budgetplanung umso wichtiger zu wissen, auf welche Kosten ihr achten solltet. Nach der Location Recherche, bekommt ihr von den angefragten Locations eine Bankettmappe zugeschickt. Diese solltet ihr aufmerksam und vor allem bis zum Schluss lesen. Es gibt Bankettmappen die kurz und übersichtlich gestaltet sind, aber es gibt auch Bankettmappen die endlos lang sind und wo schnell extra Kosten übersehen werden.

Bankettmappe

In einer Bankettmappe findet ihr alle Informationen zur Location wie Kosten, Vorraussetzungen und Möglichkeiten. Einige Locations arbeiten mit verschiedenen Pauschalen, die euch das durchlesen und kalkulieren vereinfachen. Andere Locations gliedern alle Bereiche einzeln auf und dadurch kann es passieren, dass Brautpaare einige Dinge vergessen zu kalkulieren, obwohl Sie diese benötigen. Das sorgt für unerwartete Kosten im individuellen Angebot der Location oder sogar bei der Abrechnung nach der Hochzeit. Deswegen solltet ihr euch nicht nur viel Zeit für die Recherche, sondern auch für das lesen der Bankettmappe einplanen.

Fotografin Verena David

Basic Kosten einer Location

Raummiete

Die Miete kann ganz unterschiedlich ausfallen und beinhaltet bei jeder Location andere Dinge. In der Regel ist mit der Raummiete der Auf-& Abbau, Endreinigung, Technik und Personal abgedeckt. Achtung, diese Raummiete kann auch auf eine gewisse Zeit reduziert sein zum Beispiel 10 Stunden, wenn ihr länger feiern möchtet, dann wird das pro Stunde extra berechnet.

Die Miete kann auch vom Tag oder vom Monat der Feier abhängig sein. Oft ist die Miete in der Nebensaison Oktober – April günstiger als in der Hauptsaison Mai – September. Eine Hochzeit während der Woche ist auch meistens günstiger und schneller verfügbar als eine Hochzeit am Wochenende. Da der Samstag für Hochzeiten sehr beliebt ist, wird dieser auch mit einer höheren Raummiete vermietet. 

Trauung

Wenn die Location einen Bereich für die freie Trauung hat, dann wird für den Auf- & Abbau eine Pauschale berechnet. In dieser Pauschale bieten einige Locations Extras an wie verschiedene Stühle, Traubogen, Technik, weißen Teppich oder Getränke vor der Trauung. Hier solltet ihr darauf achten, dass die Location Sonnenschirme zur Verfügung stellt oder die Trauung durch genügend Bäume im Schatten liegt. 

Das A & O bei einer freien Trauung, ist eine Schlecht-Wetter-Alternative. Bei der Locationbesichtigung solltet ihr unbedingt nach dieser Alternative fragen und diese euch anschauen. 

Catering

Wenn die Location ein Catering mit anbietet, dann ist dieses auch in der Bankettmappe ersichtichtlich. Hier bekommt ihr auch Vorschläge für ein Menü, Buffet oder ein Live Cooking. Bei einer Location die Catering mit anbietet, ist auch in der Regel kein externer Caterer erwünscht. Wenn ein Catering von der Location nicht angeboten wird, dann bietet euch die Location 2-3 Caterer zur Auswahl an. Viele Locations wünschen keinen anderen Caterer in ihrem Haus, weil zum einen der Caterer sich nicht in der Location auskennt, manche Locations haben auch keine eigene Küche und somkit kann auch nicht jeder Caterer gebucht werden und zum anderen steht die Location mit ihrem Namen hinter der Hochzeit. Heißt wenn das Brautpaar einen externen Caterer bucht und der seine Leistung schlecht erbringt, wird die Location mit dem Caterer in ein Boot gesteckt. 

Natürlich ist es nicht bei jeder Location so, deswegen solltet ihr nach Erhalt der Bankettmappe diesbezüglich bei der Location nachfragen.

Getränke bei der Hochzeit

Von der Location werden in der Regel Getränkepauschalen angeboten, diese beinhalten meistens Sekt, Wein, Softdrinks, Wasser, Tee & Kaffee. Diese Pauschale ist meistens auf eine gewisse Zeit begrenzt und kann für einen Aufpreis verlängert werden. 

Eine Getränkepauschale bietet euch mehr Sicherheit während der Hochzeitsplanung, da diese euch ganz genau zeigt wie viel ihr pro Gast bezahlt. Wer jedoch Kosten sparen möchte sollte bei der Location anfragen, ob diese auch nach Verbrauch abrechnet. Diese Kosten kann euch die Location durch Erfahrung knapp ausrechnen aber die genaue Summe erhaltet ihr erst nach der Hochzeit, jedoch ist das Abrechnen nach Verbrauch in den meisten Fällen günstiger als die Pauschale.

Cocktails und Schnaps wird in der Regel entweder durch eine weitere Pauschale oder nach Verbrauch abgerechnet. Diese ist auch Zeitlich begrenzt, es wird jedoch empfohlen, diese erst nach dem Dinner anzubieten. Wenn ihr diese Pauschale nicht wünscht, könnt ihr entweder eine Externe Cocktailbar mieten oder bei der Location nachfragen, ob ihr eigenen Schnapps mit bringen dürft.

Korkgeld & Tellergeld

Bei selbst mitgebrachten Getränken kann es sein, dass die Location für die Gläser und das ausschenken Korkgeld pro Flasche verlangt. Dieses ist von Location zu Location unterschiedlich hoch, manche Location bieten euch die Möglichkeit eine gewisse Anzahl an Flaschen kostenfrei mitzubringen. 

Das gleiche gilt auch für mitgebrachten Kuchen oder Fingerfood für den Sektempfang. Hier kann auch von der Location Tellergeld für das Besteck und das servieren verlangt werden.

Fotografin Verena David

Extra Kosten

Tischdekoration

In der Raummiete ist der Auf- & Abbau beinhaltet, dass gilt für das stellen der Tische und Stühle im Festsaal, den Aufbau der freien Trauung und das eindecken der Tische mit Tischdecke, Servietten, Geschirr und Besteck. Einige Locations bieten auch Ihre eigene Dekoration an, die Sie auch für die Hochzeit aufbauen. Ihr solltet jedoch wissen, dass das die Standard Dekoration der Location ist, die Sie für jede Hochzeit benutzen. Solltet ihr extra Wünsche haben, wie bestimmte Kerzenhalter, eine andere Farbe der Kerzen, goldenes Besteck, Unterteller oder andere Gläser, dann müsst ihr das entweder selbst extern anmieten oder die Location stellt euch das extra in Rechnung, da sie selbst diese anmieten mussten.

Wenn ihr die Dekoration von einem externen Dienstleister anmietet kann es sein, dass die Location davon nicht den Auf- & Abbau übernimmt oder euch diese Zeit extra in Rechnung stellt.

Extra Möbel

Die Tische und Stühle für den Festsaal sind meistens in der Raummiete beinhaltet, jedoch nur die Tische und Stühle die die Location bereits auf Lager hat. Wenn ihr jedoch andere Stühle wünscht oder runde Tische obwohl die Location nur Tafeln anbietet, dann müsst ihr diese bei einem externen Dienstleister anmieten. 

Besprecht mit der Location, ob euch weiteres Mobiliar für die Geschenke, das Gästebuch oder Lounge Möbel kostenfrei zur Verfügung gestellt werden. 

Tischdecken & Servietten

Für viele Brautpaare selbstverständlich, doch für die Locations sind es extra Kosten. Die Tische, Stühle und das Besteck wird von der Location zur Verfügung gestellt, dann sind doch sicherlich die Tischdecken, Stuhlhussen und Servietten darin beinhaltet. FALSCH ! Diese werden extra berechnet, beziehungsweise die Reinigung. Solltet ihr Servietten oder Tischdecken in einer anderen Farbe als Weiß wünschen, weil es besser zu eurem Konzept passt, dann kann auch dies euch die Location extra in Rechnung stellen. 

Verlängerung

Bei den meisten Locations gibt es eine Sperrstunde, diese ist in der Regel 03:00 Uhr. Das heißt jedoch nicht, dass die Raummiete auch bis zur dieser Uhrzeit gilt. 

Die Raummiete ist meistens auf 10 Stunden begrenzt. Jetzt kommt es drauf an, was ihr geplant habt. Wenn ihr zum Beispiel eine Hochzeit mit einer freien Trauung plant, die um 14 Uhr startet, dann hättet ihr mit der Raummiete die Location bis 00:00 Uhr. Wenn ihr jedoch weiter, bis zur Sperrstunde feiern möchtet, wird euch dies extra berechnet. Eine Verlängerung kann ca. 100-300 € pro Stunde kosten. Dies ist von Location zu Location anders und manche Locations berechnen auch gar keine Verlängerung, dies ist dann mit der Raummiete abgedeckt. 

Auch das Servicepersonal wird oftmals nach 00:00 Uhr extra bezahlt. Hier wird nach Gebrauch abgerechnet, dies ist davon abhängig wie viele Gäste nach 00:00 Uhr noch vor Ort sind. Ihr könnt euch jedoch sicher sein, dass ihr mindestens eine Servicekraft pro Stunde extra bezahlen müsst, da Sie euch nicht ohne Personal in der Location lassen. 

MindestGästeanzahl

Ein furchtbares Wort und eine große Enttäuschung für viele Brautpaare. Bei einigen Locations ist eine Hochzeit nur möglich, wenn auch die gewünschte Anzahl an Gästen eingeladen sind. Es gibt Locations die einer kleineren Hochzeit sofort absagen, aber es gibt auch Locations, die die Hochzeit trotzdem annehmen aber das Brautpaar darauf hinweisen, dass sie zum Beispiel eine Mindestanzahl von 80 Gästen haben und auch wenn nur 70 Gäste eingeladen sind, muss das Brautpaar trotzdem die Speisen und Getränke für 80 Gäste bezahlen.

Die Mindestanzahl der Gäste kann tatsächlich je nach Wochentag variieren. An einem Freitag oder Sonntag ist die Mindestanzahl niedriger, als an einem Samstag. An einem Wochentag gibt es eine ganz niedrige Mindestanzahl oder sogar gar keine.

Extra Wünsche

Die Location stellt euch ihr Personal und eine Serviceleitung, für die Koordination des Personals zur verfügung. Ein großer Denkfehler der Brautpaare ist es, zu denken, dass diese den kompletten Auf-& Abbau übernehmen. Das Personal ist nur für die Location zuständig, heißt sie stellen die Tische und die Stühle auf und decken die Tische ein. Solltet ihr noch weitere Dinge von der Location gebucht haben, wie zum Beispiel eine freie Trauung, einen Traubogen, einen Candy Tisch, eine Fotobox oder eine Cocktailbar dann wird diese selbstverständlich auch aufgebaut. Wenn ihr aber diese Dinge von einem externen Dienstleister gebucht habt, dann wird keiner von der Location diese Dinge auf- & abbauen. 

Wenn ihr eure Hochzeitstorte extern gebucht habt, dann gibt es Locations, die eine extra Pauschale berechnen, um die Torte anzunehmen, sie kalt zu stellen, das Besteck zur Verfügung zu stellen, das weiter schneiden der Torte und das verteilen der Tortenstücke.

Fotografin Verena David

Wie hoch die Kosten für die einzelnen Bereiche sind, ist von Location zu Location unterschiedlich. Die Art der Location spielt hier eine große Rolle. Für einen groben Richtwert, stelle ich euch ein paar Preise vor : 

(Beispiel für 100 Gäste, inkl. Speisen und Getränke, Umkreis Heidelberg und Umgebung

  • Eventhalle ab 5.000 € (ohne Speisen & Getränke)
  • Hotel ab 15.000 € 
  • Restaurant 10.000 – 20.000 €
  • Landgut ab 20.000 €
  • Schloß ab 20.000 €
  • Burg ab 20.000 €

Natürlich ist es auch möglich, für die ein oder andere Art von Location auch einen günstigeren Preis zu finden, hierfür solltet ihr aber sehr viel Zeit und Geduld investieren. Nach oben gibt es keine Grenzen, gerade Locations die sehr beliebt sind, nehmen Hochzeiten erst ab einem bestimmten Budget an z.B. ab 30.000 €.

Bei einer Location könnt ihr mit 150-250 € pro Person rechnen. Dies ist abhängig von euren Wünschen und Vorstellungen.

Nice to know

TIPP: Heiraten während der Woche ist wesentlich günstiger als am Wochenende. Alternativ ist auch eine Hochzeit am Freitag oder Sonntag günstiger als an einem Samstag.

Fotografin Verena David

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